Krajowy System e-Faktur (KSeF) to centralna platforma teleinformatyczna prowadzona przez Ministerstwo Finansów, służąca do wystawiania, odbierania oraz archiwizacji faktur ustrukturyzowanych. Jego celem jest uszczelnienie systemu podatkowego, uproszczenie obiegu dokumentów oraz automatyzacja rozliczeń podatkowych. W najbliższych latach korzystanie z KSeF stanie się obowiązkowe dla większości przedsiębiorców.
Czym jest faktura ustrukturyzowana?
Faktura ustrukturyzowana to dokument wystawiany w określonym formacie XML, zgodnym ze wzorem narzuconym przez Ministerstwo Finansów. Taka faktura jest tworzona i przesyłana bezpośrednio do systemu KSeF, gdzie otrzymuje unikalny numer identyfikujący ją w obrocie gospodarczym. Moment nadania tego numeru jest jednocześnie momentem uznania faktury za wystawioną i doręczoną odbiorcy.
Najważniejsze korzyści z KSeF
Wdrożenie KSeF przynosi przedsiębiorcom wiele praktycznych korzyści, m.in.:
- brak konieczności przechowywania faktur papierowych i elektronicznych we własnym zakresie – dokumenty są archiwizowane w systemie przez 10 lat,
- szybszy zwrot podatku VAT,
- ograniczenie liczby błędów w fakturach,
- uproszczenie kontroli podatkowych,
- stały dostęp do wystawionych i otrzymanych dokumentów z jednego miejsca.
Kogo dotyczy obowiązek korzystania z KSeF?
Obowiązek korzystania z KSeF obejmie zasadniczo wszystkich podatników VAT czynnych oraz zwolnionych. Dotyczy to zarówno jednoosobowych działalności gospodarczych, jak i spółek. Oznacza to konieczność wcześniejszego przygotowania się organizacyjnie i technicznie do nowego modelu fakturowania.
Jak przygotować firmę do KSeF?
Przygotowanie do KSeF obejmuje kilka kluczowych kroków:
- nadanie odpowiednich uprawnień do systemu (np. dla księgowej lub biura rachunkowego),
- wybór odpowiedniego oprogramowania do wystawiania faktur,
- dostosowanie obiegu dokumentów w firmie,
- przeszkolenie pracowników.
Ważne jest, aby nie odkładać wdrożenia na ostatnią chwilę, ponieważ zmiana sposobu fakturowania dotyczy wszystkich procesów sprzedażowych w firmie.
Darmowy program do KSeF w naszym biurze
Z myślą o przedsiębiorcach przygotowujących się do obowiązkowego wdrożenia KSeF informujemy, że nasze biuro udostępnia klientom darmowy program do obsługi KSeF. Oprogramowanie umożliwia:
- wystawianie faktur ustrukturyzowanych,
- wysyłkę dokumentów bezpośrednio do KSeF,
- odbiór faktur od kontrahentów,
- podgląd statusów dokumentów w systemie,
- bezpieczne archiwizowanie danych.
Dzięki temu nasi klienci mogą bez dodatkowych kosztów rozpocząć pracę z KSeF i płynnie przejść na nowy model fakturowania.
Podsumowanie
KSeF to jedna z największych zmian w systemie rozliczeń podatkowych ostatnich lat. Choć początkowo może wydawać się skomplikowany, w dłuższej perspektywie przyniesie przedsiębiorcom realne ułatwienia i większe bezpieczeństwo dokumentacji. Warto już dziś przygotować swoją firmę na nadchodzące zmiany – szczególnie, że dzięki udostępnianemu przez nasze biuro darmowemu programowi do KSeF proces ten jest prosty i bezkosztowy.